Jeres data er jeres data.

Telenoa, CVR-nr. 46373731, er dataansvarlig for de behandlinger, der står i afsnit 3: oplysninger om jer som kunde og bruger af Telenoa, om besøgende på telenoa.com og om dem, der kontakter os.

Har I spørgsmål til, hvordan vi behandler personoplysninger, eller vil I bruge jeres rettigheder, så kontakt os:

• E-mail: kontakt@telenoa.com
• Telefon: 31 36 30 16

Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Alle spørgsmål om databeskyttelse går til kontakt@telenoa.com.

Når en virksomhed bruger Telenoa til sine egne kunders henvendelser, opkald og SMS, er det virksomheden, der er dataansvarlig, og Telenoa er virksomhedens databehandler. Vi behandler så kun oplysningerne efter virksomhedens instruks og efter databehandleraftalen. Vi bruger dem ikke til vores egne formål, og vi træner ikke AI-modeller på dem. Det gælder:

• Henvendelser og mails: Det, kunderne sender via formularer, widget, API og forbundne mailkonti: navn, e-mail, telefonnummer, emne, besked, egne felter, vedhæftede filer, afsenderens IP-adresse og den side, formularen blev sendt fra
• Opkald på Noa Voice: Den ringendes telefonnummer, tidspunkt og varighed, en tekstudskrift af samtalen og det, Noa noterede. Lyden behandles, mens opkaldet står på. Den gemmes kun, hvis virksomheden har slået «Optag opkaldene» til. Så siger Noa det i starten af opkaldet. Vores kopi slettes automatisk efter 30 dage. Teleudbyderens kopi slettes, så snart vores kopi er bekræftet gemt, og senest efter 30 dage
• SMS: Virksomheden kan lade Telenoa sende SMS i sit navn efter et opkald: ved tabt opkald, som bekræftelse af en booking, når en besked er modtaget, med praktisk information eller med en anmodning om en anmeldelse, hvis den ringende har sagt ja til det i opkaldet. Vi gemmer nummeret, teksten, leveringsstatus og, ved anmeldelser, spørgsmålet og svaret
• Noa husker kontakter: Noa kan gemme korte, varige noter om en kontakt ud fra kontaktens opkald og mails (fx navn, foretrukket sprog eller en tidligere aftale), så hun kan tage højde for det næste gang. Funktionen er slået til som standard for nye virksomheder og fra for virksomheder, der var kunder før 3. oktober 2026. Virksomheden kan slå den fra og slette noterne, og noterne følger virksomhedens slettefrist
• Videnbase og brugere: De tekster og dokumenter, virksomheden giver Noa, og navn og mail på virksomhedens medarbejdere

Vilkårene for den behandling står i databehandleraftalen.

Har du ringet eller skrevet til en virksomhed, der bruger Telenoa, er det virksomheden, du skal kontakte for at få indsigt, få rettet eller slettet oplysninger. Oplysningerne kommer fra dig selv, da du skrev eller ringede. Vi hjælper virksomheden med at svare.

For alt andet, der står i afsnit 3, er Telenoa selv dataansvarlig. Det gælder fx jeres konto, login, betaling, support og optagelse af brugen af appen.

Her er hver behandling, vi selv er dataansvarlige for, med formål, retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og hvor længe vi gemmer oplysningerne.

De fleste oplysninger får vi fra jer selv. Nogle får vi andre steder fra:

• Fra jeres virksomhed: når en administrator inviterer en kollega, får vi kollegaens navn og e-mail
• Fra Google eller Apple: når I logger ind med dem, får vi navn og e-mail
• Fra Stripe: om en betaling er gennemført
• Fra CVR-registret: virksomhedens navn og adresse, når I indtaster et CVR-nummer ved oprettelsen
• Fra vores kunder: oplysninger om deres kunder og dem, der ringer eller skriver (se afsnit 2)

Vi sælger aldrig personoplysninger og deler dem aldrig med andre til markedsføring. Vi bruger disse leverandører (databehandlere og underdatabehandlere) til at drive Telenoa:

Den fulde liste med overførselsgrundlag og ændringslog står på telenoa.com/underdatabehandlere.

Registrering af AI-kald gemmes i vores egen database uden indhold: kun funktion, model, antal tokens, pris, tid og om kaldet lykkedes. Vi bruger ikke længere Langfuse. Fejllog: vores egen installation af GlitchTip på samme server. Fejlen gemmes uden bruger, cookies og indholdet af forespørgslen, og mailadresser, telefonnumre og nøgler i fejlbeskeden erstattes, før den gemmes. Besøgsstatistik for telenoa.com: vores egen installation af Umami (statistik.telenoa.com). Den sætter ingen cookies og gemmer ingen IP-adresser. Appen sender kun to hændelser dertil, «oprettet» og «betalt», uden personoplysninger. Når Noa læser jeres hjemmeside eller jeres dokumenter ind i videnbasen, sker det med Crawl4AI og Docling, som vi selv kører, ikke hos en tredjepart. Driftsalarmer sendes til en intern kanal på Discord. De indeholder kun hvor i systemet fejlen skete og en renset fejlbesked, hvor mailadresser, numre og citeret tekst er fjernet.

Forbinder I andre systemer til Telenoa, fx en Gmail- eller Outlook-konto, Google Kalender, Google Sheets, et CRM-system eller en webshop, sender vi data dertil, fordi I har bedt om det. Det sker kun, hvis I selv slår forbindelsen til.

Vi udleverer kun oplysninger til myndigheder, når loven kræver det.

Telenoa's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Vores server og database står i Tyskland, telefoni-serveren står i Amsterdam, og filer ligger i EU. Nogle leverandører er amerikanske selskaber, og data kan blive behandlet i USA: Resend, OpenRouter (og Google, som den sender AI-kaldene til), Google Gemini API, Exa, Stripe, Telnyx, Soniox og ElevenLabs. Cloudflare og DigitalOcean er også amerikanske selskaber, men vores filer og telefoni-serveren ligger i EU.

Overførslerne sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret under den, og ellers på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (GDPR art. 46). Skriv til kontakt@telenoa.com, hvis I vil have en kopi af grundlaget for en bestemt leverandør.

Vi gemmer oplysninger så kort som muligt og så længe som nødvendigt:

• Kontodata: Så længe kontoen findes. Når I opsiger, sletter vi kontoen og dens data 60 dage efter ophør. I får besked 14 og 3 dage før. Beder I om det, sletter vi inden 30 dage. Det, bogføringsloven kræver, at vi gemmer, gemmer vi dog
• Faktureringsdata: 5 år fra udgangen af regnskabsåret (bogføringsloven § 10): abonnementer, køb, minutforbrug og AI-forbrug. Indholdet af samtaler og henvendelser er ikke med
• Henvendelser: Efter den slettefrist, virksomheden selv vælger (6, 12, 24, 36 eller 60 måneder uden aktivitet, eller ingen automatisk sletning; nye virksomheder starter på 24 måneder). Åbne og stjernemarkerede henvendelser slettes ikke automatisk
• Kontaktnoter: Følger virksomhedens slettefrist, og virksomheden kan selv slette dem
• Lydoptagelser af opkald: Kun når optagelse er slået til. Vores kopi slettes automatisk efter 30 dage. Teleudbyderens kopi slettes, så snart vores kopi er bekræftet gemt, og senest efter 30 dage
• SMS-log og SMS-samtykker: Slettes automatisk efter 12 måneder
• Optagelser af brugen af appen: 30 dage
• Forbrug af AI: 30 dage for optællingen pr. kald, 400 dage for registreringen uden indhold
• Supportsager: 15 dage efter, de er lukket
• Samtaler i supportchatten: 90 dage
• Fejllog: 30 dage
• Logfiler: Overskrives løbende
• Backups: Der tages backup af databasen hver nat. Én kopi gemmes på vores server, og en krypteret kopi sendes uden for serveren til Cloudflare R2 i EU. Krypterede backups, også uden for serveren, slettes efter 14 dage

Her er, hvad vi konkret gør:

• Kryptering i transit: Al trafik til appen og hjemmesiden går over HTTPS (TLS 1.2 eller 1.3)
• Login: Adgangskoder gemmes kun som et sikkert hash (scrypt), aldrig i klartekst. Log ind med adgangskode kræver altid en engangskode, som sendes på mail
• Mailkonti: Adgangskoder og adgangsnøgler til forbundne mailkonti krypteres med AES-256-GCM, før de gemmes
• Adgangskontrol: Roller (Administrator og Medarbejder) styrer, hvem der kan hvad i jeres virksomhed, og hver virksomheds data holdes adskilt
• Netværksisolering: Databasen kan ikke nås fra internettet; kun appen på samme server kan forbinde til den. Serveren administreres kun med SSH-nøgle
• AI-leverandører: AI-modeller, vi bruger via OpenRouter, kaldes kun gennem udbydere uden datalagring. De hverken gemmer eller træner på data (zero data retention). Anthropic (Claude) gemmer ikke og træner ikke på jeres data (aftale om zero data retention). Googles Gemini API (betalt niveau) træner ikke på data, men kan gemme dem i en kort periode for at opdage misbrug
• Sikkerhedsbrud: Sker der et brud på persondatasikkerheden, underretter vi jer og Datatilsynet efter reglerne i GDPR art. 33 og 34

Telenoa bruger AI til at sortere henvendelser, skrive svarudkast, filtrere spam, svare i chatten og tage telefonen. Vi træner ikke AI-modeller på jeres data. AI-modeller, vi bruger via OpenRouter, kaldes kun gennem udbydere uden datalagring. De hverken gemmer eller træner på data (zero data retention). Anthropic (Claude) gemmer ikke og træner ikke på jeres data (aftale om zero data retention). Googles Gemini API (betalt niveau) træner ikke på data, men kan gemme dem i en kort periode for at opdage misbrug.

• Ingen afgørelser med retsvirkning: Vi træffer ingen afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker nogen betydeligt (GDPR art. 22)
• Autopilot: En virksomhed kan selv slå til, at Noa sender svar på bestemte typer henvendelser uden at et menneske har læst dem først. Det er virksomhedens valg og ansvar
• Noa siger, at hun er en AI: I telefonen og i chatten oplyser Noa altid, at hun er en AI-assistent (EU's AI-forordning, art. 50). I starten af hvert opkald siger hun også, at samtalen noteres (og optages, hvis virksomheden har slået det til). Virksomheden kan ikke fjerne den oplysning
• Noa kan tage fejl: Noas svar, udskrifter og noter kan være forkerte eller ufuldstændige. Virksomheden har ansvaret for at tjekke vigtige oplysninger
• Supportchatten: Svarene i supportchatten på telenoa.com og i appen skrives af Noa, vores AI-assistent. Du kan altid bede om at få fat i et menneske

Vi bruger kun det, der skal til for, at tingene virker:

Den fulde oversigt står på telenoa.com/cookies.

Efter databeskyttelsesforordningen har I disse rettigheder. Vi svarer inden for en måned:

• Ret til indsigt (art. 15): I kan få en kopi af de oplysninger, vi har om jer
• Ret til berigtigelse (art. 16): I kan få rettet forkerte oplysninger
• Ret til sletning (art. 17): I kan få slettet oplysninger, når der ikke længere er grund til at gemme dem
• Ret til begrænsning (art. 18): I kan i visse tilfælde få behandlingen begrænset
• Ret til dataportabilitet (art. 20): I kan få jeres oplysninger i et maskinlæsbart format. Administratorer kan selv lave en fuld eksport i appen
• Ret til indsigelse (art. 21): I kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse, fx optagelse af brugen af appen og besøgsstatistik
• Ret til at trække samtykke tilbage: Gælder behandling, der bygger på samtykke (fx nyhedsbreve). Det påvirker ikke behandlingen, før I trak det tilbage

Skriv til kontakt@telenoa.com for at bruge jeres rettigheder. Vi kan bede jer bekræfte, hvem I er. Gælder det oplysninger, vi behandler for en af vores kunder (afsnit 2), sender vi anmodningen videre til virksomheden.

For at oprette en konto og købe et abonnement skal I give os navn, e-mail, virksomhed og betalingsoplysninger. Det er nødvendigt for at indgå og opfylde aftalen, og uden dem kan vi ikke levere tjenesten. Alt andet er frivilligt, fx nyhedsbrevet eller at skrive til os. Som besøgende på telenoa.com skal du ikke give os noget.

Når en virksomhed forbinder sin Google-konto til Telenoa (Gmail, Google Kalender, Google Sheets eller Google Business Profile), bruger vi kun de data, der er nødvendige for den funktion, virksomheden selv har slået til:

• Google Kalender: vi læser, hvornår kalenderen er optaget (ledig/optaget), viser listen over de kalendere, I kan skrive i, og opretter den aftale, Noa booker. Vi læser ikke indholdet af jeres eksisterende aftaler og ændrer eller sletter dem aldrig.
• Google Sheets: vi skriver nye henvendelser og opkald som rækker i det regneark, Telenoa selv har oprettet til jer. Vi har ikke adgang til jeres andre regneark eller filer.
• Gmail: vi læser de indgående mails i den indbakke, I forbinder, så de vises som henvendelser i Telenoa, og vi sender de svar, I sender fra Telenoa – eller som I selv har slået til, at Noa må sende – fra jeres Gmail-adresse. Vi sletter, flytter eller ændrer aldrig mails i jeres Gmail. Vi læser jeres e-mailadresse for at vise, hvilken konto der er forbundet.
• AI-behandling af mails: indholdet af en mail behandles af vores AI-underdatabehandlere (se Underdatabehandlere) alene for at lave udkast, resuméer og kategorier til jer. Det bruges aldrig til at træne AI-modeller, og mennesker hos Telenoa læser det kun, hvis I beder os om support, eller hvis loven kræver det.
• Google Business Profile: vi læser jeres profiler, adresser på lokationerne, åbningstider og anmeldelser, så Noa svarer med de rigtige åbningstider, og I kan se anmeldelserne i Telenoa. Vi opretter, ændrer eller slår aldrig noget op på jeres profil.
• Data fra Google deles aldrig med tredjeparter, sælges aldrig, bruges aldrig til annoncering og bruges aldrig til at træne AI-modeller.
• I kan til enhver tid afbryde forbindelsen under Forbindelser i Telenoa eller i jeres Google-konto (myaccount.google.com/permissions). Så stopper vi med at bruge data og sletter de gemte adgangsnøgler.

Telenoa's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. We only use Google user data to provide the features the user has enabled (reading free/busy times and creating the bookings our assistant makes; writing inquiry rows to the spreadsheet Telenoa created; importing incoming Gmail messages as inquiries and sending the replies the business sends from Telenoa; reading Google Business Profile locations, opening hours and reviews). We do not share it, sell it, use it for advertising, or use it to train AI models.

Når du skriver under på et dokument, som en virksomhed har sendt via Telenoa, bruger du en simpel elektronisk underskrift efter EU's eIDAS-forordning. Den er juridisk gyldig og har samme bindende virkning som en håndskrevet underskrift for de fleste aftaler.

• Samtykke: Ved at trykke “Skriv under” accepterer du at underskrive elektronisk og at modtage dokumentet elektronisk
• Hvad vi gemmer: Dit navn, din mail eller dit telefonnummer, tidspunkt, IP-adresse og browser samt det underskrevne dokument. Det gør vi som bevis for underskriften på vegne af den virksomhed, der sendte dokumentet. Virksomheden er dataansvarlig, og Telenoa er databehandler
• Kopi: Du kan altid hente det underskrevne dokument fra linket, og du kan bede afsenderen om en papirkopi
• Fortryd samtykke: Vil du ikke skrive under elektronisk, så luk siden og kontakt afsenderen. En underskrift, der allerede er givet, kan ikke trækkes tilbage via Telenoa. Kontakt afsenderen om aftalen
• Krav: En opdateret browser på mobil eller computer og en mailadresse eller et telefonnummer, hvor du kan modtage linket
• Spørgsmål: Kontakt afsenderen eller kontakt@telenoa.com

Mener I, at vores behandling af personoplysninger er i strid med reglerne, kan I klage til:

• Datatilsynet: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
• Telefon: 33 19 32 00
• E-mail: dt@datatilsynet.dk
• Hjemmeside: datatilsynet.dk

Vi vil dog gerne høre fra jer først, så vi kan forsøge at løse det.

Denne version er dateret 24. oktober 2026. Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler personoplysninger. Datoen øverst viser, hvornår den sidst er ændret. Væsentlige ændringer giver vi kunderne besked om på mail.

• 24. oktober 2026: Kort oversigt øverst. Tydeligere om, hvornår Telenoa er dataansvarlig, og hvornår vi er databehandler for jer. Én kontaktadresse: kontakt@telenoa.com. Nyt afsnit om version og ændringer. Præciseret: backups slettes efter 14 dage, også uden for serveren; teleudbyderens kopi af optagelser slettes, når vores er gemt; hvad AI-leverandørerne må gemme; ingen gratis prøveperiode ved køb
• 19. oktober 2026: Forrige version